遇到問題要解決,這件事情人人都知道,但是要怎麼做,這就因人而異。解決問題之所以讓人感到挫折,就是因為很多問題盤根錯節,有可能是問題太複雜,也有可能是問題定義錯誤。
目前解決問題的邏輯分成兩種派別,第一種邏輯是從問題開始,他們診斷問題後會開始分析問題,分析到最後會得到一個解決方案;另一種邏輯是直接從解絕案開始,觀察問題之後直接提出幾個關鍵解決方案,並且測試那些解決方案是最有效的。
我們在學校學習到的解決問題方法較偏向第一種邏輯,先從定義問題開始,接著是診斷問題,之後會分析問題,最後才會提出評估以及解決方案。這種做法比較偏向科學研究的方法,我們看到一個問題,觀察到問題的現象,並且提出一個假設來解釋問題所產生的現象,最後用很多方法來測試我們的假設是否合理,經過多方測試之後,最後可以得到一個合理的假設以及怎麼解決這個問題的方法。
用這種解決問題的邏輯,寫出來的報告會花較多篇幅在闡述問題的現象、如何建立假設、怎麼測試假設是否合理,最後才提到解決方法。不過真正關心問題的人,不一定會在乎假設怎麼建立或是假設測試是否合理,他們在乎的是解決方案是否真的可以解決問題。有時候這種解決問題邏輯在工作的過程中會製造更多問題,而且提出來的解決方案不一定可以造成實質的影響或改變。而且有些組織的文化流行究責,所以問題發生之後大家會把一部分精力擺在究責,追究問題到底是誰造成的,這種行為對解決問題亦無太多效益。
反之我們應該要以終為始,從目標開始著手。解決問題的關鍵不是面對問題窮追猛打,而是要想清楚,問題發生之後,我們的目標到底要改善甚麼?這個目標有沒有改善問題的本質?除非是做科學研究,否則我們並不需要找到一個完美的理論,而是要在種種的限制下,找到最有效的解決方法,因此解決問題要以目標為基準發展解決方法,而不是以問題為出發點。
遇到問題時,我們要先問自己,為什麼(Why)會產生這個問題?而不是問怎麼(How)解決這個問題?兩者的差別在於先問How,我們就會直接進入解決方案的思維,發展出來的解決方案很容易只解決表面問題;先問Why,才有機會深入問題的本質,也許問題的後面還有問題,要解決最源頭的問題,才是最有效的解決方案。問完Why之後才是問How,針對問題提出解決方案以及訂定改善的目標,並且聚焦在看起來最有希望的解決方案,一旦目標明確,解決方案的範圍就會縮小。好的目標,具有三個要素:有明確方向、有可量測的指標以及有設定判別是否有效的標準。而當目標訂定後,再接續的分析步驟,也只是測試解決方案是否可以達到預期的目標。
很多時候我們迫於壓力,只能採取逐步改善的策略,先解決最關鍵的問題,讓事物得以繼續運作,接下來再繼續解決次要關鍵的問題。因此我們需要用以終為始的解決問題邏輯,聚焦在最可行的解決方案,畢竟我們不是在做科學研究,我們要讓事物在最短的時間內恢復運作,而不是期待一個完美的解決方案。