相信我們對以下的場景不陌生：
每天早上到辦公室，除了吃早餐之外，第一件事情就是打開電子信箱收信，然後看看有哪些信是要急著回的。寫信寫到一半，電話響了，是客戶打來交代事情，這一講就講了將近一個小時。
好不容易把客戶打發走，正打算繼續寫還沒寫完的信時，同事臨時約了一個會議。走進會議室坐定後，才發現會議約的太臨時，沒有議程。耐著性子聽到一半，發現自己跟這場會議的關聯性實在太低，但是又不好意思直接站起身走出去，只好就這樣繼續邊開會邊放空，手中的筆在筆記本中畫些自己也不太懂的塗鴉。
會開完了，午餐時間也到了，於是大家魚貫走出辦公室去吃午餐。吃完午餐回來，坐在自己的位子上，心裡想一定要了結從早上就沒寫完的信，但是另一個同事跑過來問事情，討論了之後發現這件事情的授權不明確，所以只好跟著同事去找主管釐清，不過這一講又是半小時。好不容易終於回到自己的位子，看一下時間，居然已經三點半了！這大半天到底怎麼過的啊？
在職場中，有太多事情會讓我們生產力盡失，所以我們要找到方法有效提升生產力。
何謂有效？根據維基百科的定義：在邏輯中，如果一個論證不能從真前提中得出假結論，則論證的形式是完全有效。
把這個概念推廣到工作上，如果我們做的事情可以讓我們更接近目標，做這些事情就是有效。因此反過來，做那些不會讓我們更接近目標的事情，就叫無效。不過首先我們要有一個目標，當問到目標的時候，很多人會迷惘，他們其實不知道要甚麼，他們只知道不要甚麼。在這裡我們有討論到找到目標的方法：那些讓我們覺得興奮的事情，例如寫程式、行銷工作或是資料分析，都可以當成是一個目標。有了目標之後我們就可以應用奧坎剃刀定理，把那些讓我們不會更接近目標的事情斷捨離。
接下來要分辨有效跟有效率，有效是做那些讓我們更接近目標的事情，有效率是以最精簡的方式完成那些事情。
有效不一定會有效率，同時有效率也不一定有效。
上面那段話很像繞口令，但是重點是把不重要的事情做好，不會讓事情變的比較重要，而且花很多時間才能把事情做好，同樣的也不會讓事情變的比較重要。最後是做甚麼事情絕對比怎麼做事情還重要，但是如果沒有用最檢的方式做完，事情還是不會變的比較重要。
因此我們要怎麼兼顧有效跟有效性呢？有兩個方法。
第一個方法是應用80/20法則，先盤點手邊的工作，找出那些重要程度占前80%的事情，通常我們分配給這些重要事情的比例很低，我們應該先把時間保留給最重要的工作，把不重要的工作捨去。第二個方法是帕金森定律，這個定律的意思是隨著完成期限延長，一項工作的重要性與複雜性會隨之增加，因此一件事情的只給一個小時就要完成，跟只給一個月的時間慢慢做，兩者品質差不多。
巧的是，兩者剛好互為倒裝句：
- 只做重要的工作，縮短工作的時間(80/20法則)
- 縮短工作的時間，只做重要的工作(帕金森定律)
至於怎麼應用這兩個方法呢？首先確認手邊工作的重要性開始，如果可以把不重要的工作外包的話，那就外包，如果無法外包的話，那就另外創造一個批次處理時間，等到那個時間再做不重要的事，同時無效的會議或是不明確的授權工作，能少碰就少碰。接下來為每件事情設定很短的完成時間，並且利用番茄鐘工作法按部就班把工作做完，在重要工作之間，可以安插批次處理時間或是休息。
古有明訓：時間就像一條河，流過就不復返。乍看之下時間是最寶貴的資源，每個人的時間都是一樣的，這件事情起碼很公平。但是其實我們的注意力才是比時間更寶貴的資源，如果透過良好的方法，讓我們把注意力用在跟目標一致的地方，我們就會比別人多一點優勢，長期累積起來，就會形成顯著的差異，因此提升生產力的訣竅就是保護我們的注意力。