很多人都有使用待辦清單的習慣，不過不少人的待辦清單真的只是把待辦事項寫下來而已，這種說法沒錯，不過待辦清單應該還可以被賦予更重要的任務，那就是幫助我們聚焦在真正重要的事情上，多了這一層任務，待辦清單才可以真正的發揮功效。
經過調查，大多數人的待辦清單都很長，因為想到甚麼就寫甚麼，比如說回mail、影印資料、打電話給會計師、完成報告的大鋼等等，把五分鐘可以做完的事情跟跟需要一小時才可以做完的事情混在一起。另外有一派說法是主當把夢想也寫在待辦清單上，例如要出國度假之類的，或是要學英文。
厲害的人會幫待辦清單的事項分類，比如說根據手邊工作類型或是根據場合來劃分待辦事項，這樣子看起來就比較有架構，在決定要做哪些事情的時候就不會產生決策疲勞。再厲害一點的人會用緊急跟重要的兩個維度來把待辦清單的工作分成四種，這樣子就可以有管理工作的功能，起碼可以確保不會花太多時間再不緊急又不重要的事情上。
要維持高效待辦清單，首先就是要避免讓待辦清單成為挫敗感的來源，很多人的待辦清單都很長，而且待辦清單的事項沒有跟目標產生連結，所以一眼看去會有一種雜亂感，並且會感到不知所措，而這種不知所措會造成決策疲勞跟挫敗感。第一件要做的事情就是移除不必要的內容，例如夢想、不明確的任務以及例行性工作。
接下來我們要盤點待辦清單內容，把待辦事項依照工作屬性分類，例如專案、工作的類型或工作的地點，最好設定成一種分類就是一個任務。再來要寫下每項任務的期待成果，讓任務跟我們的目標連結，並且把任務拆解成更細的動作，可以的話，動作的拆分要細到一個動作花一小時完成的程度。
接著的這兩個步驟是重點：
1.使用主動式動詞引導每項任務，例如「撰寫」報告、「確認」活動場地，這樣子任務會更明確，而且使用動詞具有激勵人行動的力量。
2.把例行性工作及雜事單獨歸成一類任務。
下一步是為每一項任務以及動作估計完成時間以及設定完成期限，完成期限依據重要性跟急迫性來設定，而我們可以給自己更少的完成時間，因為根據帕金森定律：當我們有多少時間可以完成工作，我們就會自動把工作延長填滿時間，建議把預定的時間打個九折當作設定的完成時間。
然後我們要挑出其中的7項，當作今天的任務，為什麼是7項？以下是我的推論：是假設1項工作我們要花1小時完成，7件工作大約是7小時的時間，再加上其它雜事以及工作轉換時間約1小時，剛好把8小時的工作時間排滿。
最後一個步驟是在需要其它人協助的任務旁邊寫下註記，例如需要誰幫忙，或是預期什麼時候要收到甚麼資料之類的。
照著以上的步驟建立待辦清單之後，只需要定期更新待辦清單的內容，那麼這套待辦清單就可以讓我們把時間及注意力集中在真正重要的事情上。