解決問題的做法,在實務上就是分析或評估,這代表我們要蒐集問題的資料。不過評估或分析要根據訊息,找出問題的最佳解決方案,進而達成目標,分析的結果才可以化成結論。
上述的步驟看似簡單,其實不然。有了明確的目標,我們要怎麼測試解決方法是否有用?或是在提出解決方法之前,要回答甚麼問題?除非我們已經知道要找甚麼特地的資訊,不然我們會迷失在資料當中,最後被迫拿出缺乏立論基礎的解決方案。
分析跟評估只是手段,不是目的,我們只是需要用一個系統性的方法找出解答,這個系統性的方法叫做運用分析架構思考。
一般而言,常用分析架構有三種:
1.議題法
這個是把一個主要的問題化成目標,拆分成下一階層的次問題,若所有下一階層的次問題都有解答時,主要的問題也就解決了。於大多數人來說,議題法是一種最自然的方法,跟我們在學校學到的解決問題方法差不多,因此這對我們而言是最容易使用的方法,而且用議題法不會一開始就排除一些解決方法。不過使用議題法的風險是把精力集中在問題上,所以有可能會過度聚焦於分析階段上,因此可能會花太多時間在分析問題,進而沒有足夠的時間在發展解決方法。遭遇到新的問題或是新的團隊,並且時間很充裕時,是應用議題法的好時機。
2.假設法
假設法是對問題直接提出一套假設的假決方法,因此分析的過程其實是測試此一假設性解決方案的每一個環節是否合理以及有效。假設法的解決問題過程是:觀察問題→提出假設→測試假設是否合理→形成解決方案,這跟科學研究的步驟很相似,不過這個步驟對於大多數人來說是陌生的,因此人們不習慣用這種方法解決問題。使用假設法的風險是視野太狹隘,有可能我們一開始提出的假設沒有切中問題的核心,所以在分析的過程就會需要一直修正我們的假設,不過這個特質也恰巧是優點,假設法聚焦於解決方法,不會花額外的時間觸及對解決問題無益的部分。如果團隊對於問題很有經驗,就很適合應用假設法來解決問題。
3.時序法
時序處理法是把問題的解決方法分成一連串按時序進行的步驟,清楚的定義每個階段要做甚麼事情,團隊在每個階段都有很明確的目標,因此在每個階段都可以聚焦於分析解決方案的合理性。時序法的特性介於議題法與假設法之間,因此兼具兩者的優點,既考慮周詳,也聚焦在解決方法,除了降低分析以及決策的複雜性,也讓團隊間較難產生衝突。不過時序法的優點也正好是缺點,時序法的每個步驟都需要管理,而且有可能使用錯誤層級解決問題,例如讓高階的人員解決基礎問題。如果問題牽涉層面很廣的時候,就適合用時序法來解決問題。
從問題發生開始,分析架構就應該是我們的核心議題,而在分析階段要經常回顧檢討分析架構。這個代表每完成一次分析,就解決一個次問題,或是接受/排除一個假設,或是完成一項時序性工作。如果沒有的話,那就代表我們提出來的分析架構需要調整。在這世界上沒有完美的分析架構,通常十個人會提出十一種不同的分析架構,而且分析架構很難評斷品質好壞,所以我們只需要提出我們最熟悉的那一套分析架構即可。最重要的是,在解決問題過程的一開始就要完成分析架構,否則我們會迷失在海量的資料裡。