最近又常在茶水間遇到Jamie，他剛加入一個新專案團隊，感覺很忙。
我問他：「還適應嗎？」
Jamie：「最不能接受的事情就是浪費時間在公文上面蓋章…」
特殊要求
Jamie說，他的頂頭上司現在要求專案的公文要所有的人都看過，並且都蓋章，才能發出去。我問他說，那收到業主發的公文，也是比照辦理嗎？他點點頭之後，向我翻了個白眼。這種作法其實在公家機關很常見，沒想到屬於民間企業的我們，也玩這一套。
這種管制方式看起來的確會讓所有人都看過公文的內容，不過更多時候應該是大家看到跟自己不相關的公文，就會不看內容直接蓋章，或是遇到趕時間的時候，就更不會看內容，甚至有幫別人蓋章的情形發生。
公文應該只是溝通方式的一個環節，比較順暢的做法是有了公文的目的跟內容後，盡速將公文處理完畢，然後把跟公文相關的內容，另外註記到專案的資料庫，讓有需要的人自己去查詢內容，這樣不僅可以省事，也不會在溝通的過程中遺漏資訊。
沒空做內部溝通
我繼續問Jamie，他的頂頭上司最近很忙嗎？Jamie說他在忙著跳下來自己做專案，搞到沒時間找專案團隊討論進度。我再問：「那專案的狀況由誰彙整？」Jamie說：「他叫我們自己看會議記錄跟公文內容。」
聽到Jamie這樣說，我就覺得他的上司有點本末倒置了。一個專案經理應該是要以溝通協調工作為主，定期召開專案團隊的進度會議，這是最起碼要做的事情，不然就沒有機會把專案團隊成員聚集在一起，然後佈達專案的執行狀況跟最新情形。
如果自己跳下來做專案工作，但卻省略最重要的溝通工作，那麼專案團隊就無法凝聚向心力，而且溝通工作除了交換訊息之外，另一個重點是激勵團隊士氣。如果這個部分也從簡的話，那麼專案團隊就會在低氣壓之下工作。
外部溝通自己來
最後我問Jamie：「那外部溝通誰負責？」Jamie說：「就各成員自己聯繫負責業務的對口單位。」我聽他講完之後，有點傻眼。外部溝通應該也是專案經理要負責的事情，但Jamie老闆也丟給專案團隊成員自己負責。
我在想，可能是因為Jamie老闆比較忙，所以讓每個成員自己負責連繫對口單位，就可以不必甚麼事情都等到他有空的時候才跟對方溝通，這種安排方式的確是對大忙人很有幫助，截至目前為止也沒出甚麼大問題。
不過這種安排方式的好處恰巧是潛在的壞處，每個人都負責扮演溝通的角色，那麼專案的溝通渠道就會有很多條，而且專案經理不一定能夠掌控所有的溝通渠道。一旦有完全相反的兩條消息或是假消息在溝通渠道內流竄的話，就會對專案團隊造成很大的干擾，而澄清流言就要花上更多的心力。
結語
很多時候專案經理都誤以為自己的角色是負責專案最重要的技術工作，但其實專案最重要的工作是溝通。
溝通的重要性在於讓大家了解狀況，這樣才會對於專案目標有相同的認知，這樣大家的行動才會往正確的方向去。
溝通是專案經理的宿命。
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