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敦厚工科男的專案管理應援團
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敦厚工科男的專案管理應援團
2020 年 9 月 3 日2023 年 1 月 2 日

換位思考,讓我們更了解局勢

有天下午在公司的茶水間遇到老王,他說他剛結束一個令人生氣的會議。

他負責的案子的那個廠商,前陣子因為來不及在合約規定的工期之內做完工程,於是跑去找業主協調延長工期,業主也同意了,但老王覺得廠商申請延長工期的理由根本不成立,所以就不打算配合,沒想到業主直接打電話給老闆告狀,因此老闆召開一場內部的協調會。

在協調會中,老王覺得老闆站在廠商那邊,不挺自己人,所以他有點惱怒,但是不好意思跟老闆對嗆,只好一個人生悶氣。

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大家的立場
利害分析
後續做法
結語
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大家的立場

我勸他站在老闆的角度看事情,身為一家公司的老闆,會比較注重彼此的關係,如果因為單一個案而傷害關係的話,那麼之後做生意就會比較難。

今天廠商的表現縱使不好,但是站在業主的角度,他們還是想要讓廠商把工程做完,如果工程做到一半換另一家廠商的話,業主會遇到很多麻煩事,不僅要重新適應一次新的廠商,而且在工作交接的過程中,也會遺漏很多資料,所以除非是廠商做出傷天害理的事情,否則業主多半都會讓廠商把工程做完。

廠商的目標也是把工程做完,雖然他們是用自己的管理方式,才造成現今的局面,但是他們不認為自己有錯,我們已經提出我們的意見了,但是業主沒有多說甚麼,代表他們不打算追究到底,因此在這個局勢之下,我們就不應該再堅持下去,不然就會換我們被當成討厭鬼。

我們公司的目標也是讓工程順利結束,並且不要出事,如果換廠商的話,除了我們也會遇到很多麻煩事之外,基於我們跟業主簽訂的合約架構,那些多出來的工期,我們要免費服務。我們公司也不是慈善機構,出來做生意就是要賺錢,何必跟自己的荷包過不去?

利害分析

我問老王:「既然大家的目標都是一致的,那麼接下來就是細節的問題,如果老闆今天執意不同意廠商申請展延工期的話,會發生甚麼事情?」

他想了一下,說:「業主大概會找老闆去 “喬一下” 吧…」

我:「對!場面會搞得很難堪,是吧?而且我們公司會被業主貼上 “難配合” 的標籤。除了這個案子之外,我們還有承接他們很多案子,因為這個案子跟業主鬧得不愉快,難保其它案子不會被找碴。」

我跟老王說,老闆的考量是與其跟大家鬧翻,不如我們自己在能力範圍內把審查工期的標準放寬一點,我們不會有事,又可以幫大家解套,這樣才符合所有人的目標。如果今天老闆採取老王建議的做法,工期審查標準很嚴格,那麼也只是跟大家的目標越離越遠。

後續做法

聽我講完之後,老王突然想通了甚麼事,他說老闆之所以叫我們重新檢討廠商提出來的工期展延申請,也是基於同樣的理由。他終於明白為什麼老闆會在內部會議說,可以給的工期就給,不能給的就請廠商提出詳細的說明。

我問他說,老闆是不是也有交代,發送核定工期的公文內容要先跟業主及廠商溝通,大家都可以接受再發。他點頭,反問我:「你怎麼知道?」我說,在這個時期,大家的情緒都很緊繃,稍有擦槍走火,就會引起誤會,因此先溝通的目的是不要讓對方覺得意外。

我們又再聊了一下,最後他說他想通了,他會再重新檢討廠商的工期,可以給的就給,不能給的就不會給,但是他也不會直接拒絕,他會列出不能直接給的理由,然後請廠商補資料並且說明清楚。既顧及大家的顏面,也不會讓公司出事。

廠商的表現,大家心中都有譜,業界很小,大家都會知道。至於專案團隊的感受,在大目標之下,老闆也只能盡力安撫,畢竟局勢不允許跟大家鬧翻,鬧翻的結果就是大家都不用賺錢了,這樣反而更糟。老闆的做法是兩害相權取其輕,不知道專案團隊是否能感受到老闆的苦衷。

結語

有時候我們在迷失在局勢中,自己的心就會跟著境轉,但考慮其他人的想法及感受之後,就會有不一樣的體悟,原來他們也是不得不如此。

只要能夠達到目的,或許對跟錯的界線,就不是那麼明顯,但是這個尺度要怎麼拿捏,是一種藝術。

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