「Vivian早上去生小孩了，我有傳訊息，你再follow。」一見面，組長劈頭就來這一句。
「蛤？」我打開LINE，並沒有看見訊息。
「我寫在Trello上，你要看啊！」組長這樣說。
意外事件
有天早上要去跟客戶開會，不過其中一位團隊成員在當天的清早突然有臨盆徵兆，緊急被送進產房，因此組長就在Trello的相關工作卡片內註記資訊，並且叫我安排後續工作，並且找人交接。不過Trello的資訊流通方式不像即時通訊軟體一樣，當有人註記資訊之後，Trello會寄信到使用者的信箱，所以使用者在第一時間不會收到相關資訊。
而且Trello是屬於推式溝通，也就是說發送者傳送特定資訊給接收者，但是不保證接收者可以收到訊息以及提供即時回饋，所以當他說：「你怎麼沒有看Trello？」的時候，我其實不會感到意外，因為我不會沒事開啟Trello只為了確認是否有人註記資訊。
我跟他說：「我沒有開Trello耶，下次有緊急事情，還請用LINE跟我說，或是打電話給我，這樣可以保證我一定會收到訊息。」看他沒回應，我也就不多說了。不過專案團隊的溝通方式應該是要依照溝通目的及訊息傳遞的方式，選擇不同的工具。
專案團隊溝通方式
專案的溝通方式，依照訊息傳遞的方式以及溝通目的分成三種型式：推式溝通、拉式溝通以及互動式溝通。
互動式溝通的參與者可以即時回饋訊息給其他人，互動式溝通方法如會議、電話、視訊、即時通訊軟體以及某些形式的社交媒體等，甚至面對面也屬於互動式溝通。互動式溝通最主要目的是討論事情並確定對方有接收到訊息，因此訊息的長度不宜過長，否則容易失去討論焦點。
推式溝通的特性是發送者傳送特定資訊給接收者，但不保證接收者實際收到訊息及提供回饋，推式溝通方式如信件、報告、電子郵件、備忘錄及新聞稿等。推式溝通目的是要將有共識的訊息發送給團隊成員，因此訊息長度會比互動式溝通長一點。
拉式溝通的的特性是由接收者自行決定用何種方式取得資訊，通常用於處理大量且複雜的資訊或接收者眾多的情況，拉式溝通方式如專案布告欄、內部網站、線上學習、專案管理資訊系統等。拉式溝通目的是希望使用者可以自行找到訊息，因此訊息長度是最長的。
實際怎麼做
實務上來講，當有事情發生時，專案團隊會用互動式溝通方式(即時通訊軟體，例如LINE、視訊或是)面對面)討論相關的議題，接下來會把討論的共識及結論記ㄓ錄下來，並且用推式溝通方式(如電子郵件)將記錄發送給團隊成員，最後會用拉式溝通方式(如布告欄)存取紀錄。
從這個溝通架構來看，Trello不具有互動式溝通的屬性，所以把Trello當成互動式溝通方式來使用，就會遇到阻礙。因此在選擇溝通工具時，要先考慮訊息傳遞特性，選擇合適方式，再考量工具，這樣團隊的溝通才會順暢。
不管專案團隊再怎麼想省事，還是要依目的使用適合的溝通方式，其實這種作法背後代表的意義就是盡力讓所有人的認知一致。就算是同一個字，只要沒有講好，每個人的認知還是有可能會有差異，所以我們只好盡量讓每個成員都知道專案的訊息，這樣就可以減少認知差異。
結語
專案的溝通方式選用也是一門藝術，如果選錯方式，不僅事倍功半，而且還會造成團隊成員間產生嫌隙。
溝通不難，致力減少誤解就是了。
你喜歡我寫的文章嗎？你認同我的觀點嗎？
請分享本文讓更多人知道我的觀點；或是輸入電子郵件地址訂閱網誌，讓我們一起優化人生！