使用甘特圖的鋩角

註：本文的目標讀者是略懂甘特圖的專案工作者。

甘特圖是一種管理進度的工具，管理者可透過甘特圖，監控專案當前各任務(Task)的進度。若想要同時顯示多個不同工作的開始與結束的時間，就可以利用甘特圖呈現，監控專案當前各任務的進度。雖然甘特圖看起來不難，但是背後還是有一些基本的理論及「鋩角」，如果沒有注意，用起來就會感覺卡卡的。

常見問題

使用甘特圖最常見的問題就是專案的任務間沒有建立良好的邏輯關係，導致排出來的任務流程跟順序跟實際狀況落差太大。同樣的一套工序，但是每個人對於工序的解讀不盡然完全相同，因此在安排任務的流程跟順序就會不一樣。

第二個常見問題是在專案的任務之中，用了太多的限制式。限制式的功用是給任務一個明確的時間限制，不管是限制時間內完成，或是限制在某個時間之後才開始，用了限制式之後，專案進度就會受到限制式的干擾，有時候限制式反而會變成影響專案關鍵路徑的因子。

第三個常見問題是整個專案的任務沒有形成一個封閉的迴圈。封閉迴圈的意思是只有一個開始的里程碑，也只有一個結束的里程碑，所有的任務都應該要從開始的里程碑往後展開，所有的任務也應該要跟結束的里程碑建立邏輯關係。

解決辦法

要建立任務間的邏輯關係，我們首先要確保除了開始跟結束的里程碑之外，所有的任務都應該要有前置任務以及對應的邏輯關係。建立完邏輯關係之後，要與實際實行工作的人確認任務間的邏輯關係是否正確，畢竟甘特圖的用處是管理工作進度用，因此需要與實際工作的狀況相符。

要如何避免使用限制式？答案是換個思考方式，以「任務必須於某日之後才開始」為例，我們可以把這個限制式換成一個等待時間，這樣子整體的任務順序就不會受到限制式的干擾了，但是這種轉換在實務上就必須要監控任務是否超過限制的日期了。

要確認專案的任務是否形成一個封閉的迴圈？我們可以看甘特圖的圖示，是否每一個代表任務的條狀圖，都跟其它的條狀圖產生連結？如果在甘特圖上找到一個孤單的條狀圖，那就代表這個任務沒有加入封閉的迴圈。

實務上的鋩角

目前最常見的甘特圖軟體是MS Project，系統有內建前置任務及後續任務的欄位，當我們在安排專案的任務時，我們要先開啟前置任務及後續任務的欄位，安排完專案任務時，就可以很快速地確認專案的任務是否都已建立邏輯關係，以及專案的邏輯關係是否合理。

接著我們把限制式轉換成一個等待的任務，加上一個監控時間限制的里程碑，理論上所有的限制式都可以用這種方式轉換，用這種轉換方式，關鍵要徑就不會卡在限制式，甘特圖也才有預測能力。

最後確認專案的任務是否形成封閉迴圈的方式，是在專案關鍵要徑上的任選一個任務，把完成時間多一天，理論上整體專案的完成時間會多一天，如果沒有的話，那就表示專案的任務間有形成封閉的迴圈，這時就要重新檢討專案任務的安排。

結語

甘特圖是一種用來管理工作進度以及預測專案完成時間的工具，但是甘特圖是否可以反映專案工作的狀況，取決於工作團隊之間的溝通是否順暢。

如果工作團隊之間的溝通不順暢，那麼不管甘特圖的製作是如何精美，專案工作的狀況，還是無法反映在甘特圖上。

甘特圖只是一種輔助溝通的工具，重點在於溝通，不在於工具，如果我們忽略溝通而過分強調工具的重要性，這就本末倒置了。

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