專案管理知識體系(PMBOK)有提到,專案經理大部分的工作內容是溝通協調,且專案經理的工作重心亦應在此,本篇用數學證明這件事情為什麼這麼重要。
根據溝通模型描述,兩人之間會有一條溝通管道,三人間就會有三條溝通管道,四人之間就會有六條溝通管道,按照這個規律,N個人之間就會有N*(N-1)/2條溝通管道。
例如某專案團隊連專案經理共有6個人,因此這個團隊的溝通管道共有15條(6*5/2),如下圖所示,我們用紅色代表專案經理以及跟專案團隊個別成員的溝通管道。
若專案經理無心於團隊間的溝通協調,可能只剩專案經理與個別成員間的溝通管道是順暢且訊息正確,其他專案團隊間的溝通管道會產生訊息偏差,時間一久,偏差的訊息就會影響專案團隊的績效以及溝通的順暢度,專案經理需要花費更多的時間及心力將偏差的訊息導正。
反之,若是專案經理注重於團隊間的溝通協調,甚至主導整個團隊的溝通協調,那就可以建立以專案經理為中心的溝通協調模式,這樣子專案團隊的溝通管道的數量就會剩下N-1(專案團隊人數扣除專案經理),以剛剛的例子,團隊間的溝通管道會從15條縮至5條,如下圖所示。
所以從數學式可以證明:專案經理愈是注重團隊的溝通協調,團隊彼此間的溝通就愈順暢。
因此注重溝通協調的專案經理,工作量其實並不會比較多。