什麼是專案？什麼是專案管理？那些產業適合應用專案管理？想學專案管理要從哪裡開始？
相信不少人都會有這些問題，本文試著回答這些問題。
什麼是專案？
說到專案兩個字，您第一時間想到的是什麼？是手機的促銷活動常出現的「專案價」?或是銀行定存的「優惠專案」？
專案這個詞在教育部的重編國語辭典修訂本的解釋是：列為專門處理的案件或案例。但是這個定義還不夠精確。我個人喜歡的定義是「在規定時間內完成一個客製化的東西」，符合這個定義的事物都可以稱之為專案。
根據定義：
造一艘軍艦算不算一個專案？算！因為要在規定時間之內造出一艘軍艦(客製化)
辦一場活動算不算一個專案？算！因為要在規定時間之內辦完一場活動(客製化)
煮一頓晚餐算不算一個專案？算！因為要在規定時間之內煮好一頓晚餐(客製化)
相反的，不符合專案定義的事情就不算是專案，例如…
日式拉麵店的員工煮一碗拉麵算不算一個專案？嚴格來說不算，因為日式拉麵通常是標準化的產品
賣紅豆餅算不算一個專案？不算！因為紅豆餅是標準化產品
經營一間商店算不算一個專案？不算！因為經營商店沒有規定時間
不過呢，以「在三年內達成年營業額300萬」為目標經營一間商店，算不算一個專案？這樣就算了！因為有規定時間(三年)，有客製化的東西(達成年營業額300萬)
所以只要符合「在規定時間內完成一個客製化的東西」的事情，都可以算是專案。
什麼是專案管理？
管理的定義是「用有效率的方法達成目標」，所以專案管理的定義就可以是「用有效率的方法達成專案目標」，套用剛剛提到的專案定義，專案管理的定義就可以用比較通俗的說法形容：「在規定時間內用有效率的方法完成一個客製化的東西」
既然要用有效率的方法達成目標，所以在開始管理之前一定要先搞清楚重點在哪。專案的重點分別是工作範疇、時間、成本，只要掌握住這三項變數，基本上就可以管理好一個專案。
專案管理學會(Project Management Institute, PMI)提出了專案管理知識體系(Project Management Body of Knowledge, PMBOK)的概念。這是一個專案管理的架構，共有十項知識領域，除了工作範疇、時間、成本等最重要的三項之外，經過多年經驗累積，他們認為還要多專注另外七項因素，專案才能夠成功。
讓我們來舉個例子說明：假設某天在休假中的您，突然心血來潮，打算趁另一半在上班時，找朋友幫忙準備一頓浪漫的燭光晚餐，打算給另一半一個驚喜，預算是五千元。
根據定義，這是一個專案：有一個規定時間(晚餐前完成)，也有一個客製化的東西(浪漫的燭光晚餐)。
我們用專案管理學會所提出的專案管理知識領域套用在這個例子：
- 整合管理(Integration Management)：決定「浪漫的燭光晚餐」工作內容的輕重緩急
- 工作範疇管理(Scope Management)：決定「浪漫的燭光晚餐」包含什麼、不包含什麼、要做什麼、不做什麼
- 時間管理(Schedule Management)：決定什麼時候要做什麼事情，確保在晚餐前可以完成「浪漫的燭光晚餐」
- 成本管理(Cost Management)：確保「浪漫的燭光晚餐」整體花費不會超過五千元
- 品質管理(Quality Management)：確保「浪漫的燭光晚餐」符合另一半的期望
- 人力資源管理(Human Resource Management)：確保有足夠的人手可以完成「浪漫的燭光晚餐」
- 溝通管理(Communication Management)：確保大家都知道該知道的事情、沒有人落拍
- 風險管理(Risk Management)：確定如果某些意外發生了(例如某項東西買不到…)，我們該怎麼因應
- 採購管理(Procurement Management)：購買無法自己做的品項，並確保買的到
- 利害關係人管理(Stakeholder Management)：確保另一半會準時出現/覺得浪漫，以及幫忙的人手不要說溜嘴
不一定要在每個專案都用這十項知識領域管理，每個專案的大小跟複雜度都不相同，針對造軍艦的管理內容一定不適合煮晚餐，反之亦然。
專案管理最重要的是針對專案的屬性發展客製化的管理模式。
那些產業適合應用專案管理？
基本上我會說各行各業都適合應用專案管理，當然以專案制運作的產業(例如工程營建、資訊軟體、顧問等等)會更適合一點。
各行各業都會有符合專案定義的工作：「在規定時間內完成一個客製化的東西」，因此我們只要轉換一下視角，幾乎所有產業可以找到專案的身影。
不過即使沒有找到可以符合專案定義的工作，我們還是可以把專案管理體系的某些知識拿出來單獨應用在日常的工作。
想學專案管理該從哪裡開始？
想學專案管理的理論，要從專案管理機構所發行的教材跟課程著手。
教材的部分我個人偏好專案管理學會(PMI)發行的專案管理知識體系(PMBOK)，這個比較像是參考書或是方法論，偏重於講解專案管理的Why跟What，至於How的部分，則是要結合自己所處的產業/公司，把書本裡的Why跟What跟How相結合，才可以融會貫通。
至於課程的部分，如果想要考取專案管理師證照(PMP)的話，那就去報名坊間的認證課程，上過一次課之後，就會對專案管理知識體系有基礎的概念了。而如果只是想要學習專案管理知識理論，不需要考取證照，那麼坊間一樣有很多免費的線上課程可供參考。
結語
專案管理比較像是一種基於經驗法則所發展而成的管理模式，也就是眾多專案管理的專家都認為這種作法會對專案有益處，所以專案管理的知識體系就收錄這個管理方法。這也是專案管理客製化的基礎，儘管所處產業或專案不同，但是原理是相通的，因此我們就可以在達成管理目的前提之下，發展客製化的管理方法。
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