有天中午去吃飯的時候，在路上巧遇同事湯瑪斯。他跟我說，他最近碰到一個問題，不知道怎麼處理，我說，那我們就一起去吃飯，邊吃邊聊。
到了餐廳坐定後，只見湯瑪斯嘆了口氣。
我問他怎麼了？
他想了半晌，說：「我覺得我好像三七仔唷…工作超沒成就感。」
我：「蛤？」
他是一個新手主管，目前最困擾他的事情就是人力資源的安排了，他每天都花很多時間跟精力在跟不同人協調這件事情。
人力仲介業者
舉例來說，湯瑪斯的部門有個專案需要增派人手，他跟其中一位同事洽詢，對方有意願，只是那位同事沒辦法說出現在正在執行案子的確切結束時間，所以湯瑪斯也不知道何時該向公司申請將那位同事轉調部門，只能問那位同事所屬專案的經理。
另外一位同事則是主動向湯瑪斯表示自己很想要加入他的團隊，甚至到了不計代價的程度，不過湯瑪斯想要等這位同事負責的專案結束再說，否則專案進行到一半，但團隊成員跑走了，不僅對專案團隊的其它人是一種傷害，而且也對那個專案的經理不好交代，畢竟自家人不互挖牆腳。
湯瑪斯笑著說，他最近很像人力仲介業者，問A這個專案有沒有缺，然後問B要不要加入這個專案，重點他還不能替這些人決定事情，要尊重個人的意願，不然亂指派一通，到時候人通通跑光光，他也很難收拾。我拍拍湯瑪斯，跟他說：「辛苦了。」我知道他的笑，是帶著淚。
這其實是系統問題，不是他的問題。
資源行事曆(Resource Calendar)
湯瑪斯之所以這麼辛苦，是因為公司沒有把專案的資源行事曆跟部門的資源行事曆整合在一起。
所謂的資源行事曆就是紀錄專案在每個時間點的資源使用情形，以人力資源來說，我們可以知道專案人力何時忙碌、何時閒置、何時進入專案團隊、何時離開專案團隊。例如工程師A可能在接下來的三個月是參與專案B，所以他的工作滿載，但是從第四個月起，他在專案B的工作就做完了，要等到第七個月，他才會再度參與專案C，所以從第四個月到第六個月，他沒事情做。
但不是每個組織都有把所有專案的資源行事曆跟部門的資源行事曆整合在一起，原因是專案管理的資源行事曆通常只考慮一個專案的資源，把所有專案的資源行事曆整合起來，可能會發現潛在的資源衝突，例如兩個專案都在同一個區間需要同一個人參與，這感覺就像是一個人要同時開兩場會，技術上不太可能做到，不過實際上很多組織都常會高這種烏龍。
另外一個需要把所有專案的行事曆跟部門行事曆整合在一起的理由是部門主管可以掌握人力資源的運用狀況，如果發現閒置人力太多的時候，那就需要尋找合適專案來讓閒置人力投入，反之如果專案太多，可投入的人力太少，那就需要尋找合適的人力來投入專案。
部門資源行事曆DIY
我建議湯瑪斯先做一個他們部門的資源行事曆，再去跟人協調事情，不然他一點到晚都在跟人討論不確定的事情，既浪費時間，又沒意義。自己做部門資源行事曆的第一步就是彙整所有他的部門夥伴有參與的專案，然後把這些專案的時程跟預計投入的人力資源做成一張表。
接下來就是每個月請專案經理更新專案的時程以及預計投入的人力資源，當時程跟人力資源兩種資料更新完後，湯瑪斯就有最新的資料了，他就可以看著部門的資源行事曆，尋找問題並解決問題，例如哪個專案需要人、哪個人需要專案做、哪個專案人太多，或是哪個專案想要指定某一位同事參與。
湯瑪斯聽完之後，感覺眼睛亮了起來，一副躍躍欲試的樣子。他笑著說，之前做那些沒意義的仲介工作，讓他很受挫，但是又不得不做，所以這陣子成就感超級低。我跟他說，你應該要先有管理的工具，管理才會有效。只見他點頭如搗蒜，我想他應該很有感覺，希望這玩意兒可以真的幫他省一點時間。
結語
有時候管理者看似沒有效率，不全然是他們的問題，有可能是系統性的問題，如果組織有提供好的工具，那麼管理者就可以把精神擺在真正重要的事情，否則當管理者花太多時間在無謂的小事情時，對組織也不見得有好處。
工欲善其事，必先利其器。
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